Что входит в штатное расписание. Подробно о составлении и оформлении штатного расписания

⁰

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием , на которое опирается трудовой договор.

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу :

Какие установлены нормативы?

Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.

Справка. Штатное расписание может быть составлено любым сотрудником в организации, если на него возложена эта функция. Но для этого в обязательном порядке издается соответствующий приказ руководства.

Где найти инструкцию и что в ней содержится?

Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация :

Полезное видео

Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:

Заключение

Штатное расписание — важный документ в любой фирме . Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.

Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.

Вопрос

В штатном расписании, в строке «на период», нужно ли указывать дату с которой вступает в действие штатное расписание или достаточно указать только месяц?

(В реквизите унифицированной формы ШР отражено, что штатное расписание утверждено определенным числом месяца и указан номер приказа. В приказе об утверждении ШР указана дата с которой вступает в силу ШР).

Ответ

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 N 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:

в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие.

Если вы не собираетесь составлять штатное расписание на определенный период, нужно указать только дату ввода в действие.

Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке «на период __________ с «__» __________ 200_» и в графе «Дата составления». В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и дату, с какой оно начинает действовать, а во втором — число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке «Утверждено Приказом организации от «__» __________ 200_ N __».

Смежные вопросы:

Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
✒ В организации должны оформляться…...
Прошу разъяснить вопрос по должностям. Сотрудник (Юрист) уходит в отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет. Руководство планирует на период отпуска заменить ее должность на другую (специалист по…...
Порядок действий отдела кадров при переименовании должности без изменения трудовой функции.
✒ К обязательным условиям трудового договора относится наименование должности работника (ст. 57 ТК РФ). При этом должность должна…...
Как отразить в отчете 6НДФЛ оплату за аренду автомобиля у физ. лица, который не является сотрудником организации.
✒ Расчет 6-НДФЛ представляется по всем физлицам, которым ваша организация выплачивала доходы…...

Перед тем как определять численность предприятия, необходимо ответить на вопрос, как будут происходить производственные процессы, в какой последовательности, сколько подразделений необходимо для достижения основной цели деятельности, кто будет вести администрирование. Для этих целей составляется структура организации.

Структура — это состав и соотношение его внутренних звеньев: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйственный объект. Структура утверждается специальным документом, в котором не указывается количественное значение штатных единиц и размер зарплаты, но на основе этих данных составляется штатное расписание.

Штатное расписание — нормативный документ, который определяет состав работников организации с указанием их должностей и должностных окладов.

На что обратить внимание

Для оформления штатного расписания используется унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма носит рекомендательный характер. Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать новую форму или изменять имеющуюся форму Т-3.

Унифицированная форма Т-3 содержит:

перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
наименование должностей, с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2-й категории, фрезеровщик 5-го разряда и т. д.);
сведения о количестве ставок;
размер месячного оклада, часовой тарифной ставки в соответствии с действующей системой оплаты труда;
виды и размеры доплат и надбавок.

Штатное расписание, унифицированная форма

Данный нормативный акт может формироваться на всю структуру предприятия или на каждое подразделение отдельно. В него не вносятся фамилии работников, которые занимают определенные должности, так как основная цель этого документа — определение структуры, численности и размера зарплаты. Для того чтобы контролировать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка.

Какие документы нужно изучить

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам).

Документы, на которые необходимо опираться:

устав организации;
структура предприятия (если она составлялась);
ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; ;
расчеты месячных должностных окладов;
другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

При определении профессий, которые будут введены на предприятии, следует соблюдать следующее правило: если выполнение работ по определенным должностям, специальностям, профессиям сопряжено с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, наименование этих профессий, должностей и требования к квалификации должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ ).

Также необходимо помнить, что одним из ключевых условий, определяющим право на досрочное пенсионное обеспечение по старости, является полное , содержащихся в штатном расписании, и, соответственно, трудовой книжке работника, Спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).

Несоблюдение требований трудового законодательства в части наименования должностей влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Основные вопросы при составлении ШР

«Внештатный работник»

Трудовое законодательство не содержит такого понятия, как «внештатный работник». Оно больше относится к отношениям гражданско-правового характера, поэтому не регулируется ни Трудовым кодексом, ни иными актами, содержащими нормы трудового права.

Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании, образец 2019

Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия соответствующая строка подписывается лицом, ответственным за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо. Образец приказа о введении штатного расписания мы приводим ниже.

В самой форме Т-3 необходимо проставить реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания. Печать на этот документ не ставится. Данный нормативный документ хранится в подразделении, которое отвечает за внесение изменений в него, постоянно.

Что такое штатное расписание? Это бланк унифицированной формы, который используется с целью указания состава персонала организации и ее структуры. В данной статье рассмотрим все тонкости заполнения списка штатных единиц и его особенности.

Унифицированная форма штатного расписания Т-3

Начиная с 2013 года, на федеральном уровне было принято решение не использовать утвержденные формы для формирования некоторых кадровых документов. Организациям была предоставлена свобода в разработке своих собственных бланков штатного расписания.

Универсальная форма Т-3, тем не менее, является довольно удобным и уже ставшим привычным способом создания такого расписания. Помимо этого, данная форма включает в себя всю необходимую информацию. Таким образом, она продолжает использоваться во многих организациях. Образец штатного расписания будет представлен в данной статье.

Следует помнить, что унифицированная форма бланка была разработана и утверждена Госкомстатом еще в 2004 году. Таким образом, форма Т-3 штатного расписания представляет собой общепринятый образец для заполнения списка штатных должностей. В случае, если организация решает разработать свою форму, она все-равно возьмет за основу именно данный бланк как универсальный и практичный.

Сведения в форме Т-3

Что такое штатное расписание? Список должностей является обязательным внутренним нормативным документом, который должен присутствовать в любой организации, даже если это индивидуальный предприниматель. Перечень штатных должностей должен содержать следующие сведения:

Список подразделений в структуре организации.
Перечень специальностей, должностей и профессий с уточнением квалификации работника.
Информация о количестве единиц в штате.
Сведения о заработной плате, а именно: оклады и ставки по тарифам, надбавки, фонд оплаты труда, включая по организации в общем. Бланк штатного расписания должен быть на каждом предприятии.

Главная задача списка штатных единиц - идентификация численности персонала, структуры организации и объем фонда оплаты труда. Данный документ не должен содержать личные данные сотрудников и должностную расстановку.

Приказ о штатном расписании подписывает руководитель организации.

Штатный список (или так называемое штатное замещение) не регулируется нормативными документами. В отличие от штатного расписания, замещение не считается обязательным нормативным документом в организации, однако часто заполняется по умолчанию. Это можно объяснить тем, что оно дает возможность контролировать вакансии, а штатная единица при приеме сотрудника по совместительству может делиться несколькими работниками. Штатное замещение составляется, как правило, опираясь на штатное расписание, заполненное по форме Т-3. В него добавляется столбец, где отмечаются личные данные сотрудников. Штатное замещение хранится в организации 75 лет. Образец штатного расписания представлен ниже.

Код структурного подразделения

Заполнение формы по штатному расписанию может быть поручено практически любому сотруднику, работающему в организации. Оно должно быть заверено подписью руководителя организации, а также утверждено его приказом. Порядок, согласно которому производится утверждение данного документа, должен быть прописан в учредительных документах организации.

Впервые составленному штатному расписанию в 1С дается первый номер, а в дальнейшем используется сквозная нумерация. Обязательными данными, указанными в штатном расписании, считаются дата, когда оно было составлено, и дата начала его действия. Эти две даты могут быть разными. Также форма Т-3 штатного расписания организации предполагает указание срока действия перечня должностей, а также данных о приказе на его утверждение и количество единиц в организации.

Саму основную таблицу штатного расписания начинают, как правило, оформлять, указывая коды структурных подразделений организации. Чаще всего коды указываются в том порядке, который дает возможность установить иерархию и саму структуру организации в целом.

В случае, когда у организации имеются представительства и филиалы, это также учитывается в штатном расписании как структурное подразделение и вносится соответствующим образом. Если руководителю филиала предоставлено право на самостоятельное утверждение и изменение штатного расписания, оно составляется как часть документа по всей организации.

Заполнение основной таблицы

Третья графа должна содержать наименование должности в штатном расписании, специальности и сферы профессиональной деятельности. Указывать их нужно без использования сокращенных форм в именительном падеже. Работодатель определяет название профессии и должности. Однако, если работа относится к тяжелым условиям труда, а также предоставлению льгот, то при заполнении формы штатного расписания следует учитывать следующие документы:

Когда организация оформляет сотрудника с целью выполнения конкретного вида работ, а не для вступления в определенную должность, это также должно быть отражено в штатном расписании.

Четвертая графа содержит сведения о количестве единиц в штате организации. Это могут быть как полные, так и неполные штатные единицы. Последние указываются в документе в долях, а именно 0,5, 0,75 и т. д. Утверждение штатного расписания возложено на руководителя.

Пятой графе при составлении перечня штатных единиц следует уделить особое внимание. Она включает в себя ставку по тарифу в рублях. При самом простом варианте заполнения в данную графу включаются сведения о фиксированной месячной ставке.

Однако на практике довольно часто возникает проблема, так как фиксированного размера оплаты труда не предусмотрено. Например, это актуально для такой формы оплаты труда, как сдельная. В этом случае в графе ставится прочерк, а в последующей десятой графе обозначается сдельно-премиальная или сдельная оплата. Также вписывается ссылка на нормативный документ, который определяет порядок назначения оплаты труда, в том числе ее размер за конкретную рабочую норму. По этому же принципу рекомендуется заполнять штатное расписание на сотрудников, для которых установлена почасовая оплата. В случае, если штатное расписание предполагает наличие неполной единицы в штате, графа с тарифными ставками заполняется как для полного оклада, положенного по данной должности.

Графы 6, 7 и 8 содержат информацию о надбавках не только принятых непосредственно в организации, как например за повышенную ответственность, ненормированный рабочий день, стаж и знание иностранных языков, но и предусмотренные законодательно, например, за работу в тяжелых условиях Крайнего Севера.

Правила штатного расписания предусматривают заполнение этих пунктов в рублевом эквиваленте. Если надбавок в организации предусмотрено больше, чем строк в стандартном штатном расписании, то их количество допускается увеличить специальным приказом о внесении изменений в форму документа. Если надбавки устанавливаются в процентном соотношении, то следует действовать как в предыдущем случае.

Девятая графа формы штатного расписания, содержащая пункт «Всего за месяц» оформляется только в случае, если все данные вносились в рублевом эквиваленте. В правилах заполнения перечня штатных единиц указывается на то, что если графы с 5 по 9 не получается заполнить в рублях, то допустимо использовать иные показатели, например, проценты или коэффициенты. Однако на практике это вряд ли осуществимо. Поэтому в большинстве организаций в данном случае ставятся прочерки во всех строках, а в десятой графе, содержащей примечания, указывается ссылка на нормативные акты. Отсыл к документу, который дает право на определение объема надбавки за стаж позволяет не переделывать штатное расписание при изменении суммы. Десятая графа также предназначена для внесения любых сведений.

Особенности заполнения

Универсальная форма Т-3 штатного расписания предполагает наличие подписей главного бухгалтера и начальника отдела кадров, однако печати на него не ставятся. Закон не определяет сроки утверждения и периодичность составления перечня штатных единиц. Работодателю предоставляется возможность самостоятельно решить этот вопрос. Изменения в перечень штатных единиц вносятся в том случае, если возникает необходимость включить в него новые структурные подразделения или должности. То же касается исключения пунктов расписания, а также изменения оклада, наименования должностей или подразделений. Любые поправки, вносимые в расписание, должны быть подкреплены приказом руководителя организации.

Существует два способа внесения поправок в перечень штатных должностей, а именно:

Приказ о внесении определенных изменений.
Приказ, утверждающий новый список штатных единиц.

Штатное расписание в 1С составить довольно просто.

Если штат или численность сотрудников сокращается или меняется оклад, это также должно быть отражено в штатном расписании. При этом должно быть учтено, что изменения должны вступить в силу не позднее двух месяцев после подписания соответствующего приказа. Это правило обусловлено тем, что сотрудник должен быть оповещен о сокращении или изменениях в оплате труда за два месяца.

Однако что такое штатное расписание, знают не все. Это - документ постоянного хранения в организации. Контрольно-надзорные организации, к примеру, ФСС, ПФР, налоговые органы, инспекция по труду и т. д. могут потребовать предоставить им данный документ в ходе проверки. При этом, если организация не выполняет данное условие, ее могут оштрафовать в размере 200 рублей за каждый документ, который не был предоставлен по требованию проверяющей организации.

Письменное ознакомление сотрудников

У многих возникает вопрос, есть ли необходимость в письменном ознакомлении сотрудников с приказом о штатном расписании. Федеральная организация по труду и занятости населения дает необходимые разъяснения по данному вопросу в своем письме от 2014 года. В нем объясняется статус расписания штатов организации. За Рострудом, в свою очередь, Правительство закрепило на законодательном уровне в 2004 году функции по информированию и консультации руководителей организаций, а также сотрудников на предмет соблюдения норм и предписаний Трудового кодекса и права. Следует учитывать, что позиция Роструда не является нормативным правовым актом.

Трудовой кодекс предписывает письменное ознакомление сотрудника при приеме на работу и до подписания договора с внутренним распорядком, а также другими нормативными актами локального предназначения, которые напрямую связаны с профессиональной деятельностью нового работника. Также в пакет документов на ознакомление входит коллективный договор.

Госкомстат издал в 2004 году Постановление, согласно которому форма Т-3 для оформления штатного списка используется с целью формирования структуры, состава и численности организации с учетом ее устава. С 2013 года форма Т-3 была упразднена и является необязательной.

Локальный нормативный акт

Как было описано выше, штатное расписание на год является локальным нормативным актом, в котором прописано сводное разделение труда среди сотрудников организации. Роструд в своем обращении подчеркнул, что хоть оно и является локальным нормативным актом, однако к трудовой деятельности никакого отношения не имеет. По этой причине работодателю необязательно давать сотруднику на ознакомление данный документ при приеме на должность. Однако не исключается, что обязательное письменное ознакомление сотрудников со штатным списком может быть внесено в один из пунктов коллективного договора, локального нормативного акта или соглашения.

Прием сотрудника на должность вне штатного расписания

Подобная проблема часто встает перед работодателем. Прежде чем разобраться в данном вопросе, следует понять, является ли оформление списка штатных единиц строго обязательным. Многие организации пренебрегают данным документом.

Под трудовыми подразумеваются отношения между работодателем и сотрудником, предусматривающие выполнение за плату определенной трудовой функции, то есть работы по должности согласно штатному списку. Данный пункт регулируется статьей 15 Трудового кодекса.

Трудовой договор, согласно статье 57, должен содержать определенные сведения, а именно:

Ф.И.О сотрудника и наименование организации или ИП, между которыми заключается договор.
Данные, удостоверяющие личность работника и подтверждающие реквизиты работодателя.
Информация о лице, представляющем работодателя, которое подписывает договор, а также основания для подобных полномочий.
Дата и место подписания договора.

Помимо сведений о работнике и его работодателе, в трудовой договор обязательно должны быть включены:

Место работы. Если речь идет о работе в представительстве или филиале организации, то и оно должно быть указано.
Трудовая функция. Она предполагает включение сведений о соответствии должности списку штатных единиц, специальности, профессии и квалификации. Также указывается конкретный вид работ, выполняемых сотрудником. Если Трудовой кодекс или иные нормативные акты предполагают выплаты компенсаций или предоставление льгот сотрудникам определенных профессий и должностей, это также должно быть прописано в договоре и соответствовать законодательству и Постановлениям Правительства РФ.
Дата начала выполнения работ в случае, когда речь идет о срочном контракте. Помимо этого, указывается срок действия соглашения и причины, которые являются поводом для его подписания.
Условия оплаты трудовой деятельности, включая оклад и тарифную ставку, надбавки, доплаты и поощрения в виде выплат.
Режим работы и отдыха в случае, если для данной должности он отличается от общепринятых в организации.
Гарантии компенсационных выплат за выполнение работ с опасными или вредными условиями труда. При этом в договоре должны быть прописаны все условия работы, которые могут нанести вред или ущерб здоровью или жизни.
Характер работы и его условия. Сюда входят разъездной, подвижной и иные характеры деятельности.
Условия труда на рабочем месте.
Обязательное социальное страхование работника согласно трудовому законодательству.

Если во время заключения договора не были включены все необходимые сведения или условия, предусмотренные законодательством, это не считается основанием для расторжения соглашения и признания его недействительным. Недостающие сведения могут быть внесены в приложение к договору или дополнительное соглашение. Все эти дополнительные документы будут являться частью основного соглашения.

Иные сведения

Трудовой договор также может предусматривать иные условия, если они не противоречат законодательным нормам и не ухудшают положение сотрудника. В частности такими сведениями могут стать:

Уточнение места работы, например, указание структурного подразделения и его местонахождение.
Условия испытательного срока, если таковой предусмотрен договором.
Соглашение о неразглашении тайны, охраняемой законом. Это может быть служебная, государственная, коммерческая и иная тайна.
Обязательство сотрудника отработать определенный период времени в организации после окончания обучения. Это актуально, если работодатель оплачивал обучение.
Условия и виды дополнительного страхования сотрудника.
Улучшение условий работника и его семьи в социально-бытовом плане.
Уточнение условий работы, а также обязанностей и прав работодателя и работника, которые установлены нормами трудового законодательства и иными правовыми актами.

Также в трудовой договор включаются сведения о дополнительном страховании пенсионного обеспечения сотрудника. По соглашению сторон в него могут вноситься обязанности и права сотрудника и работодателя, предусмотренные трудовым законодательством и другими правовыми актами, а также происходящие из условий коллективного договора конкретной организации.

Если какие-либо из вышеперечисленных пунктов не были внесены в условия трудового соглашения, это не может квалифицироваться как повод для неисполнения или отказа в реализации прав и обязанностей.

В заключение

Таким образом, нормы трудового законодательства предполагают обязательность оформления штатного расписания организацией и его дальнейшее использование при приеме на работу нового сотрудника и заключения с ним трудового соглашения. То есть, получается, что взять на работу сотрудника на должность, которая не отражена в штатном расписании, не представляется возможным. Это будет нарушением законов Российской Федерации. Список штатных должностей является строго обязательным документом для оформления в любой официальной организации.

Мы рассмотрели, что такое штатное расписание.

директор по персоналу группы компаний «Белая Дача»

Вот уже два с лишним года в России применяется единая форма штатного расписания . До введения в действие постановления Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 каждая организация составляла этот локальный нормативный акт по-своему. До 2001 года правового акта федерального уровня, который бы устанавливал форму и порядок составления штатного расписания для всех без исключения организаций, не существовало. На протяжении длительного времени обязательность штатного расписания , особенно для малых и средних компаний, вообще ставилась под сомнение.

В апреле 2001 года кадровики, наконец, получили официальный ответ на вопрос, каким должно быть штатное расписание . А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно.

Давайте попробуем вместе разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним.

Что понимается под «штатом» и «штатным расписанием»?

Штат — это состав работников организации, определяемый руководством на определенный период.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании 1 отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Кто должен составлять ШР и вносить в него изменения?

В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению штатного расписания выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование штатного расписания, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек, так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников. Есть также предприниматели без образования юридического лица, у которых работают наемные работники. Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда, то составлением штатного расписания занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала и, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатное расписание передаются им (но нередки случаи, когда составлением и изменением штатного расписания опять же занимаются сотрудники бухгалтерии).

В крупных компаниях, имеющих в своем составе как отделы кадров или службы персонала, так и отделы организации и оплаты труда, разработкой штатного расписания занимаются названные подразделения.

Необходимо отметить, что формирование штатного расписания достаточно сложный процесс, состоящий из нескольких этапов и требующий привлечения не только специалистов службы персонала, но и экономистов.

С чего начинается составление ШР?

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

С чего начинать заполнение унифицированной формы?

Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого наименования. Для того, чтобы не возникало вопросов и спорных ситуаций, желательно закрепить правила заполнения реквизитов в локальном нормативном акте о документации и документообороте (положении, инструкции).

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например — «шр»).

Дата документа проставляется в специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Постановлением Госкомстата России, которым введена унифицированная форма № Т-3, предусмотрено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации. Для этого в отдельной графе проставляются дата и номер приказа, количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы.

Как назвать структурное подразделение?

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Если речь идет о коммерческой организации то, как правило, в наименованиях структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения мало понятными иностранными словами). Однако существуют организации, в которых от наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, зависит ряд льгот, предоставляемых работникам по выходе на пенсию (например, медицинские и образовательные учреждения, предприятия, в состав которых входят производства с вредными условиями труда). Поэтому задача правильного отражения в штатном расписании наименований структурных подразделений ложится на отдел кадров или отдел организации и оплаты труда. Для облегчения работы в данном направлении существуют отраслевые классификаторы вредных производств или номенклатуры наименований структурных подразделений, а также тарифно-квалификационные справочники, общероссийские классификаторы, Список № 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях и Список № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования подразделений указываются по группам:

руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
производственные подразделения;
вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Что такое «код структурного подразделения»?

Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он также присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента, соответственно, будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Как заполнять графу «Профессия (должность)»?

Данная графа заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, потом долж-ности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем — рабочих.

Что такое «штатная единица»?

Штатная единица — это должностная или рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием предприятия. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения и экономической целесообразностью.

Как установить оклад (тарифную ставку)?

Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса РФ не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в размер минимального размера оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты.

При установлении должностных окладов или тарифных ставок необходимо помнить, что в штатном расписании можно отразить лишь размер оклада или тарифной ставки, поэтому учесть фонд оплаты труда полностью невозможно. Это обусловлено тем, что на предприятиях со сменным графиком работы оплата труда работников, получающих должностной оклад, увеличивается на размер доплат за работу в ночное время, а труд работников, заработная плата которых исчисляется из размера тарифной ставки, оплачивается в зависимости от числа проработанных часов в конкретном месяце и бывает различным. В большинстве организаций размер месячного фонда оплаты труда для отражения в штатном расписании рассчитывается из среднего числа рабочих часов и принимается условно равным 166 часам в месяц.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в ШР, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определенным методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и другими.

Что такое «надбавки и доплаты»?

В унифицированной форме № Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием «Надбавка». В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержатся четкие определения понятий «надбавки» и «доплаты».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определений понятиям «надбавка» и «доплата» разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания, — это две основные формы выплаты надбавок и доплат. Первая форма — процентная — устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты). Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении размера оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом. При установлении в штатном расписании доплат или надбавок в соответствующей колонке делается пометка о том, в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

Один из наиболее часто задаваемых вопросов — как сделать так, чтобы работники, занимающие одинаковые должности, получали бы зарплату, соответствующую уровню их квалификации, и при этом соблюдались бы принципы равенства, заложенные в Трудовом кодексе РФ? У этой задачи решения могут быть разными — все зависит от профессионализма руководящего состава. При поиске собственного решения необходимо оценить существующую систему оплаты труда на предприятии. Но, в основном, эта проблема решается путем установления «стандартного» оклада для всех сотрудников, работающих по данной должности или профессии, а оплата труда более квалифицированных работников производится путем установления персональных надбавок на определенный период. При подтверждении работником своей квалификации приказом руководителя предприятия надбавка устанавливается на следующий период.

Что такое «месячный фонд заработной платы»?

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты, действующими на предприятии, для выплаты работникам.

Когда в ШР вносятся изменения?

Изменения в штатное расписание вносятся при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму № Т-3?

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа); удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом компании.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.