Правильная организация выставок и оформление стендов. How to: как организовать независимую выставку

Вера Хайрутдинова

Художник, член Творческого союза художников России, дизайнер. За 6 лет выставочной деятельности организовала и провела 29 персональных выставок, 9 из которых в Китае.

Главный совет начинающим художникам: не бойтесь выставлять свои работы. Уверена, следуя дальнейшему плану, вы осуществите свою мечту и проведёте первую выставку.

Как рассказать о себе

Составьте резюме

Включите в него информацию о месте учёбы, о выставках с указанием времени, места, названия. Наверняка вы участвовали в групповых мероприятиях. Постоянно обновляйте резюме, добавляйте новые события, связанные с искусством, и удаляйте менее важные. Также напишите о стажировках, мастер-классах, премиях, наградах, если они есть. Добавьте ваше фото.

Напишите биографию

Коротко расскажите о себе. Буквально на полстраницы: напишите о том, кто вы, где родились, где учились. Вероятно, некоторые ваши работы находятся в частных коллекциях (даже если вы их дарили) и, возможно, в разных городах России или за рубежом. Добавьте и эту информацию.

Подготовьте буклет

Необязательный пункт, но позволяет ярко и красочно представить информацию о вас. Разместите ваше фото, фотографию одной или нескольких картин. Добавьте краткие сведения о себе, о том, что пишете, контакты, упомяните свой сайт или страницы в соцсетях. Неплохой вариант - двусторонняя листовка формата А5. Более информативная, чем визитка, к тому же недорогая.

Заведите страницы в соцсетях

Если они есть, почаще выставляйте фото картин. Очень интересны кадры в процессе написания, на пленэре, снимки картин в интерьере. Попросите, чтобы вас сфотографировали за работой. Снимайте короткие видео.

Зарегистрируйтесь на порталах для художников

Возможно, кто-то из других посетителей захочет приобрести ваши работы. Главный плюс таких сайтов - когда ваше имя будут вводить в поисковых системах, ваши картины будут среди первых ссылок в выдаче. Для размещения работ можно использовать эти сайты:

Как подготовить работы к выставке

Оформите картины

Картины нужно оформить в багеты, для акварелей лучше добавить паспарту. Не забудьте про крепления. В последнее время я перешла на холсты с галерейной натяжкой, толщиной 4 см.

При галерейной натяжке края изображения заходят на торцы подрамника и оформление в багет не требуется

Убиваю несколько зайцев сразу: экономлю на оформлении (багеты стоят недёшево) и облегчаю транспортировку картин. Рамы тяжёлые и хрупкие, их легко повредить, необходимо защищать углы специальными уголками, а если , то считаем каждый килограмм. А холсты с галерейной натяжкой легче и удобнее для транспортировки и упаковки. Кроме того, в современных интерьерах такие работы стильно смотрятся.

Поставьте подписи

Обязательно ставьте подпись на лицевой стороне работы. С оборотной укажите фамилию, имя, название работы, размер картины (пишется сначала высота, потом ширина), материал (например «холст/масло» или «акварель/бумага»), год. Подписывать можно углём, потом обязательно закрепите специальным спреем или лаком для волос, чтобы он не осыпался.

Сфотографируйте картины

Лучше всего провести профессиональную съёмку. Фото хорошего качества сможете использовать для каталога, альбома, буклетов, принтов (создания копий) или при печати на одежде и аксессуарах.

Но такая съёмка стоит дорого, поэтому поначалу можно фотографировать и самостоятельно. Для съёмки работу лучше вынести на улицу и снять в тени. Потом обрезать лишнее и обработать в фоторедакторе. Следите, чтобы цвета на фото соответствовали реальным цветам на картине.

Для хранения фото картин заведите отдельную папку на рабочем столе. Снимки можно предварительно разобрать по коллекциям - так вы сможете всегда быстро найти нужные. Для фотографий картин в интерьерах также заведите отдельную папку, как и для снимков с пленэров и своих фото за мольбертом.

Составьте список работ

Составьте список всех ваших картин в виде таблицы. Можно рассортировать по коллекциям или годам. Так вы сами поймёте, сколько у вас картин, и наведёте порядок. В таблице укажите номер, название картины, год, размер, материал, при необходимости - стоимость, приложите фото. Я добавляю пометки к картинам, когда они проданы или размещены в коллекции. Обязательно отмечайте картины, которые отдаёте на выставку или куда-то ещё.

Что ещё нужно учесть при подготовке к выставке

Название

Придумайте название выставки в соответствии со стилистикой и темой картин. Отберите работы согласно концепции, чтобы вместе они смотрелись хорошо и логично. Составьте отдельный список по принципу, описанному выше, только включите в него те картины, которые хотите продемонстрировать на данной выставке. Напишите о том, как пришла идея написания картин, историю о коллекции.

Выбор площадки

Существует много возможностей выставиться бесплатно: выставочные залы, галереи, бизнес-центры, библиотеки. Задавайте вопросы по почте или телефону, заходите и знакомьтесь лично, спрашивайте, могут ли сотрудники разместить ваши работы или порекомендовать, к кому лучше обратиться. Показывайте свои картины.

Если вы в Москве, можно обратиться к руководителю проекта «Искусство на природе » Валерию Сенкевичу или в Izo Art Gallery в БЦ «Романов двор» - за небольшие деньги сможете поучаствовать в групповой или персональной выставке.

Упаковка и доставка картин

Позаботьтесь об упаковке заранее. Конечно, всё зависит от того, куда и как вы собираетесь перевозить картины.

• Если работы оформлены в багет, защищайте углы - небольшой скол на раме может испортить весь вид.
• Если доставляете на машине и не очень далеко, слоя пластиковой плёнки и пузырчатой упаковки будет достаточно.
• Если перевозите на дальние расстояния, транспортные компании предлагают добавить картонную упаковку или жёсткую обрешётку.
• При перевозке картин за границу не забудьте оформить разрешение на вывоз. В Москве этим занимается Коллегия экспертов по культурным ценностям. Стоимость для художников - 500 рублей за картину, но иногда есть возможность схитрить. Работы из одной серии можно оформить как диптих или триптих и заплатить как за одну картину.

Расположение картин

Заранее продумайте, как будут висеть ваши работы. От пола до центра картины должно быть 140–150 см. Проверьте освещение. Лучше всего использовать точечные направленные светильники. Если будете выставляться в галерее, с развешиванием вам обязательно помогут.

Пресс-релиз

Первый пресс-релиз мне помогали делать специалисты. В тексте должно быть название выставки, краткая информация о вас, о том, что будет представлено, указан адрес, продолжительность, дата открытия, телефон для связи. Дальнейшие пресс-релизы можно делать самостоятельно на примере первого.

Приглашения

Оформите приглашения на открытие выставки. Укажите название, адрес, время, номер телефона, какие ещё планируются мероприятия (я часто приглашаю друзей-певцов для выступления). И рассылайте! Это очень приятно. Я заранее готовлю список тех, кого хочу пригласить, и отмечаю, кто согласился прийти, а кто нет. Так вы сможете приблизительно посчитать число гостей, чтобы определиться с количеством напитков и закусок для фуршета.

Фотограф

Обязательно пригласите профессионального фотографа. Снимки с выставки сможете разместить на страницах в соцсетях и отправить гостям и друзьям. Такие фото напомнят о вас и вашем мероприятии.

Съёмка видео

Хорошее дополнение к вашему портфолио, хотя необязательное. Если всё-таки решите сделать фильм об открытии выставки, заранее обсудите с оператором, что вы хотите в нём увидеть, какие крупные планы вам важны, интервью с какими людьми. В общем, напишите сценарий вашего вечера и фильма. Когда будете подавать заявку на следующую выставку, не забудьте прикрепить ссылку на него.

Ваш образ

Продумайте свой внешний вид в соответствии с концепцией выставки и местом её проведения. При необходимости обратитесь к стилисту, который позаботится о причёске и . Такие детали помогут вам создать цельный образ, который точно запомнится гостям и будет ещё долго радовать вас на фотографиях.

Вступительная речь и общение с гостями

Поприветствуйте гостей, кратко расскажите о картинах. Не забудьте поблагодарить людей, которые к вам пришли. Уделите внимание каждому гостю, ходите по залу, знакомьтесь, общайтесь, узнавайте, откуда человек узнал о вашем мероприятии. И обязательно наслаждайтесь вашим вечером!

Фуршет

Конечно, можно обойтись без него, но обычно гости приходят на мероприятие после работы, и стакан воды или бокал шампанского не помешает. Всё зависит от вашего бюджета, можно добавить выпечку и закуски. Гости оценят такие знаки внимания.

Закрытие

Проводится по желанию. Можно пригласить тех, кто не попал на открытие.

Конечно, организация первой выставки - волнительное и непростое мероприятие, но вместе с тем это выход на новый уровень профессионального развития. Подумайте, где бы вы хотели видеть свои картины, рассказывайте о своих планах друзьям, спрашивайте совета у людей, связанных с искусством, отправляйте резюме. В общем, стучитесь во все двери и показывайте своё творчество. И тогда первая выставка станет началом череды увлекательных мероприятий, которые откроют новые грани вашего таланта и подарят много удивительных знакомств и открытий. Удачи вам!

Придумать концепцию

Если вас внезапно пронзила мысль открыть собственную выставку, главное — успокойтесь. Трезво подумайте над идеей, а главное — концепцией своего проекта.

Я в начале июня успешно закрыла сессию на магистерской программе «Арт- критика и кураторство» в СПбГУ и поняла, что надвигающаяся биеннале Manifesta 10 этим летом не даст городу умереть от нехватки современного искусства. Но витающая в воздухе кураторская активность пробудила желание дебютировать с собственным проектом.

Идея для выставки родилась практически сразу: мне была близка тема исследования городского пространства, а в памяти всплывало несколько работ знакомых художников. После того, как концепция была сформулирована, я предложила пятерым молодым художникам принять участие в проекте. К моему счастью, каждый из них согласился работать со мной.

В мире современного искусства есть три кита твоего профессионализма. Первый — показ произведений, созданных художником специально для конкретного кураторского замысла. Второй - демонстрация ранее не выставлявшихся работ. Ну а самым крутым считается открытие новых имён - перспективных авторов, которых никто еще не выставлял. Таковым стал молодой фотограф Олег Лейнов, у которого за плечами обучение в фонде ФотоДепартамент. Неожиданно для себя, мне удалось соблюсти все эти негласные правила.




Найти площадку

Следующий животрепещущий вопрос для каждого организатора выставок - помещение. Естественно, начинающему куратору — как я — не стоит сразу рассчитывать на белые стены респектабельных коммерческих галерей или залы Эрмитажа. Не отчаивайтесь! Обратитесь к знакомым и друзьям, у которых есть выставочные площадки (за время учебы вы же наработали профессиональные связи?).

В моем случае самым открытым к сотрудничеству оказался художник и куратор Виктор Кудряшов. Он предоставил мне на две недели пространство своей независимой галереи «Совместное Существование» в арт-кластере Артмуза. Название галереи, кстати, отражает моё личное убеждение, что в мире отечественного современного искусства многое держится на дружеских связях и взаимопомощи. До открытия своей выставки я помогала Виктору с организацией его персональной экспозиции.




Провести информационную подготовку

Моя не прошла даром. Раскрою всем известный секрет: куратор это ещё и пиар-менеджер, и координатор, и продакшн-менеджер и даже монтажник. Иными словами, мультифункционализм станет вашим вторым я.

Рекомендую начать с написания пресс-релиз, который я разослала в городские интернет-СМИ. Как только информация появится в СМИ, будьте готовы ко звонкам и письмам знакомых с просьбой включить их работы в экспозицию.

Так в моем списке участников появилось ещё одно имя - Саша Зубрицкая. Её серия «Закон парных случаев», посвященная систематизации множества граффити- тегов, найденных в разных европейских городах, точно отражала концепцию выставки.




Оповестить арт-сообщество

Дата открытия неумолимо приближалась, и необходимо было лично оповестить арт-сообщество и друзей о готовящемся событии. Используйте как цифровые технологи, так и старый дедовский метод — бумажные приглашения.

Функцию дизайнера со мной разделил хороший знакомый, и мы вместе создали открытки-приглашения, которые потом раздавали на вернисажах других выставок. Основной способ распространения информации - фейсбук. Заведите одноименное событие, добавьте туда информацию о художниках и их работах, представленных на выставке. Кстати о текстах: кураторский текст - тот фронт работ, которому требуется уделить достаточно времени. Именно в нём куратор может пояснить свой замысел и доказать, что каждое произведение в выставочном пространстве появилось неслучайно, а является элементом выверенной идеи. Я создала по небольшой экспликации для каждого из шести участников, в которых поясняю, как то или иное произведение соотносится с выставкой в целом.




Вынести монтаж

Финишная прямая перед открытием — монтаж экспозиции. Его мы начали за два дня до выставки, и основная сложность заключалась в том, что трое из шести художников в это время находились не в Петербурге. Так систему развески графики Аси Маракулиной, которая уехала в художественную резиденцию в Бельгию, мне пришлось изобретать самостоятельно. Художница поставила справедливое условие - бумага не может быть приклеена или продырявлена.

Рекомендую несложную конструкцию из обычных бейджей и двустороннего скотча. Также будьте готовы к тому, что монтаж — одна их самых времязатратных стадий. И вообще курировать современное искусство — это самостоятельно сверлить, клеить и красить.

В моем случае он растянулся аж до нескольких последних часов перед открытием. В голове крутилась единственная мысль: «Не стоило вчера вечером откупоривать бутылку с игристым из числа тех, что были заготовлены для вернисажа». Художница Саша Зубрицкая для своей серии предложила оригинальную идею воссоздать фрагмент городской среды в галерее: она прикрепила свои работы магнитами к мятым листам металла, найденным во дворе лофта.




Потусоваться на вернисаже

Финальный штрих — сменить лук «трудовые будни куратора» на «артлайф из бьютифул». Последний час до начала вернисажа я посвятила проверке готовности всех экспонатов, отрегулировала уровень звука в видеоарте Виктора Кудряшова, а художница Евгения Мачнева довела до совершенства вид своей семиметровой шпалеры, посвященной маршруту трамвая No36.

Без десяти минут семь: разливаю игристое по бокалам. В семь часов приходят самые пунктуальные гости, среди них мои родители — естественно с букетом. Дебют всё-таки.

«Совместное существование» постепенно наполняется гостями: художниками, кураторами и арт-критиками, друзьями и просто зрителями. По законам светского мероприятия я фланирую между посетителями, всех знакомлю и сама знакомлюсь с людьми. Признаком начинающего куратора стала моя незапланированная благодарственная речь, точно не буду её повторять в следующий раз. В течение двух часов в галерее шло активное общение, все интересовались авторами, звучали вопросы про цены и я спонтанно выступила ещё и в роли галеристки. Моя первая выставка открылась, и, кажется успешно, но это я осознаю только на следующий день, когда приду в безлюдную галерею и сяду за работу внутри собственной экспозиции.

Одноклассники

Из этой статьи вы узнаете

• Почему подготовка и участие в выставке - это так важно для компаний
• Как определить размер стенда
• Где его заказать в Москве
• Что необходимо предпринять накануне выставки
• Как работать на выставке
• Что необходимо сделать по завершении выставки

Вы очень любите принимать участие в каких-либо выставках, но зачастую начинаете подготовку буквально за пару недель? Всем известно, что подготовка к выставке должна осуществляться задолго до её начала (желательно, месяцев за шесть). Но на деле всё совсем иначе. Сначала появляется много других забот, и подготовка к выставке откладывается, а затем вы обнаруживаете, что до неё остаётся каких-то недели три. Отсюда и берёт свой старт активная подготовка. Хотелось бы, чтобы каждый, кто ознакомится с представленным ниже материалом, нашел для себя много полезных советов.

Почему подготовка и участие в выставке так важны для компании

На выставке вы имеете возможность напрямую взаимодействовать с потенциальным клиентом: налаживать взаимоотношение с потребителями и «соперниками», сотрудниками, партнёрами и журналистами, а также подготовка к выставке всегда показывает текущее положение рынка товаров и услуг.

В основном известные фирмы привлекают для подготовки и проведения выставки профессионалов своего дела (ТОП-менеджеров, знающих продукцию и способные вести эффективный процесс общения с потребителем).

На подобных мероприятиях часто можно заметить руководителей крупных фирм. Согласитесь, обидно упустить хорошего потенциального покупателя из-за некачественной подготовки к работе на выставке и неопытных сотрудников, неспособных взаимодействовать с клиентом.

Безусловно, сама выставка и подготовка к ней в большинстве своём – компонент формирования имиджа компании. И главная задача этого мероприятия – повышение уровня продаж. Для того чтобы выставка была результативна, важно разработать чёткий план подготовки и проведения выставки:

1. Перед мероприятием (подготовка к выставке);
2. В течение мероприятия;
3. По окончании мероприятия (укрепление коммуникативных взаимоотношений с партнёрами и наработанной целевой аудиторией).

С чего начинается подготовка к выставке

Базовый этап подготовки к выставке – это решение, в какой именно выставке принять участие. Отбор исходит из того, какое мероприятие поможет максимально достигнуть поставленной цели. Как правило, задаётся такой вопрос: «Какие причины подтолкнули фирму на участие в этом мероприятии, а также какую пользу в повышении уровня продаж это принесёт?».

Основополагающие задачи, которые определяют выбор мероприятия, выражаются в вопросах выяснения качества и численности целевого потребителя, предоставляемой каждой выставкой. Необходимо определить количество потенциальных клиентов, которые придут на мероприятие, а также то, оправдывается ли это количество.

Результативность и успешность работы на мероприятии – это в большинстве своём качественная и тщательная подготовка к выставке.

Когда происходит подготовка к выставке, в ней, как правило, участвуют главный менеджер компании, начальники маркетинговых отделов, отделов продаж и продвижения. Обычно в фирме выбирают конкретного человека, который будет вести подготовку и организацию выставки: от принятия решения по поводу уровня участия и до оценки результативности выставки.

Три-четыре месяца – вот самый малый период времени для подготовки к ней. Идеальное время– полгода.

Когда вы ведёте подготовку к выставке, необходимо учесть такие моменты:

Постановка целей и задач

Вы желаете произвести впечатление на выставке и добиться хорошего результата? Тогда определите для себя чёткие задачи, которые будут реальны, досягаемы и конкретны в сроках исполнения. Чем чётче построены задачи подготовки и проведения выставки, тем проще их решить.

Что могут представлять из себя задачи, поставленные вами перед участием в мероприятии?

• Хорошая задача: привлечь 15 поставщиков с Урала и Дальнего Востока.
• Хорошая задача: привлечь 150 новых клиентов с общей суммой заказа в 15 млн рублей.
• Не очень удачно выбранная, но досягаемая задача: получить 25 визитных карточек от людей, заинтересовавшихся вашей продукцией.
• Плохая, нечёткая и абсолютно неподобающая задача, которая не принесёт своих плодов: достичь больших целей.
• Плохая задача, легко решаемая без всяких затрат: раздать 700 буклетов и 1200 брошюр.

Сколько персонала следует привлечь для работы на стенде?

Услуги по подготовке и проведению выставок осуществляют в основном главные менеджеры. На деле на общение с каждым потенциальным клиентом, как правило, тратится около 15 минут. Если брать во внимание время на обеденные перерывы и тому подобное, то за сутки управляющий выставки соберёт для вас где-то 20-25 готовых сотрудничать посетителей (не визитных карточек!). Получается, на среднестатистическую четырёхдневную выставку приходится по 80-90 клиентов на одного менеджера.

Пять специалистов-стендистов на эффективной выставке принесут Вам около 370-400 контактов, включая контакты потенциальных потребителей. Сколько их будет? На это влияет степень популярности вашей продукции, схожесть посетителей выставки с клиентами вашей компании, успешность труда ваших сотрудников.

Планируем деловые мероприятия на выставке

Если выставка подразумевает осуществление маркетингового мероприятия (презентации, конференции и тому подобного), необходимо определить место его проведения. Вы можете организовать презентацию около своего стенда или же арендовать специальное помещение у руководителей мероприятия.

Типовая смета выставочных расходов

Смета представляет собой затраты на подготовку и проведение выставки, а именно:

• Затраты на то, чтобы снять выставочную территорию.
• Затраты на установку стенда.
• Цена экспонатов для мероприятия.
• Затраты на перевозку.
• Услуги внутри мероприятия.
• Оплата труда сотрудников.
• Затраты на рекламную кампанию при подготовке к выставке, её проведении и завершении.
• Затраты на печать рекламных изделий.
• Затраты на гостиницу или отель (если мероприятие проводится не в вашем городе).

Предвыставочный маркетинг

Если вы хотите увеличить результативность участия в выставке, не нужно полагаться лишь на рядовых посетителей мероприятия. Каждый ваш стенд ¬ тот же офис, и потому при подготовке к выставке правильным будет привлечь к ней уже постоянных клиентов.

Для потенциальных клиентов выставка будет выступать как повод привлечь её к деловым взаимоотношениям, которые позволят вам пополнить список заказчиков.

Очень важный элемент при подготовке к выставке – изготовление персональных приглашений для потенциальных клиентов. Это поможет заинтересовать их и произвести приятное впечатление.

Посылать приглашения необходимо примерно за три месяца до начала мероприятия. Приглашение нужно составить грамотно: обозначить название мероприятия, время и место проведения, преимущества посещения данной выставки и вашего стенда в частности. Кроме того, следует указать конкретное место нахождения корнера вашей компании, персональные данные сотрудника, который может предоставить всю необходимую информацию о выставке и передать пригласительный. Через какое-то время (1-2 недели) следует напомнить клиентам о мероприятии. Важный фактор подготовки к выставке – индивидуальная связь с потребителем и ваша заинтересованность в каждом клиенте.

Необходимо учесть следующие детали:

• Привлеките спонсоров. Зачастую руководители выставок могут предложить вам спонсорские услуги. Спонсорство – важный элемент при подготовке и проведении выставки. Есть уже разработанные спонсорские пакеты, но вы также имеете возможность обговорить и дополнительные условия.
• Не упустите шанс принять участие в дополнительных программах. Заранее узнайте, какие мероприятия, помимо выставки, планируется провести.
• Найдите способ присоединиться к рекламной кампании всего мероприятия. Это очень важно при подготовке и проведении выставки. Уточните, возможно ли информировать посетителей выставки о вашей фирме через какие-то статьи о мероприятии, публикации о процессе подготовки к выставке и так далее.
• Можно опубликовать несколько объявлений в СМИ за пару месяцев до мероприятия, в первую очередь обратите внимание на специализированную прессу.
• Не забудьте о приглашениях! Это очень важно при грамотной подготовке к выставке. В идеале их нужно разослать сообщения ближе к вечеру. Таким образом потенциальные посетители выставки ознакомятся с ними утром, когда будут проверять почту.
• Приглашение лучше всего оформить кратко и лаконично.

Подготовка персонала

При подготовке к выставке крайне важно набрать опытный персонал. Основные качества стендиста: ум, опрятность и общительность. В подготовке и проведении выставки, как правило, участвуют:

1. Персонал для работы непосредственно у стенда (начальство фирмы, кураторы направлений, главный менеджер, менеджеры по направлениям, офис-менеджер, техники, администраторы, переводчики, промоутеры, вспомогательный персонал и так далее);
2. Оперативная поддержка (персонал, находящийся в офисе и курирующий подготовку и проведение выставки);
3. Обслуживающий персонал (перевозчики, охранники, уборщики и так далее).

Принятый план будет бесполезен, когда весь персонал не понимает своих задач и функций в подготовке и проведении выставки. Очень важно, чтобы стендисты знали выставляемый продукт, его плюсы, а также могли донести до потребителя его отличительные черты перед продуктом конкурентов. Стендисты должны быть общительными и доброжелательными.

Любой стендист обязан не только знать продукт, но и хорошо разбираться в истории фирмы, в области её работы, а также в её планах на будущее.

Кроме того, он обязан точно знать, какие изделия рекламной кампании необходимо раздавать той или иной группе целевой аудитории, где они находятся, и кто обладает полной информацией о фирме, продукте и выставке. Не нужно размещать на стенде сразу всё: оставьте повод для знакомства с вашим продуктом. При подготовке к выставке обдумайте всё до мельчайших деталей. Не забудьте составить инструктаж, в котором будет описано поведение персонала на мероприятии, а также обучить своих сотрудников. Необходимо заняться этим вопросом недели за две до мероприятия.

При подготовке к работе на выставке большинство компаний составляют анкеты. Отличное решение! Невозможно запомнить всю информацию, полученную от посетителей выставки, в мельчайших деталях. Анкеты, как правило, заполняются не клиентами, а персоналом у стенда прямо во время общения. Специалист обязан точно понимать и грамотно вести диалог с любыми потенциальными клиентами:

1. Дилеры и партнёры
2. Специалисты/заказчики понимают, что им нужно. Ищут необходимую продукцию, задавая вопросы по существу.
3. «Посланные руководителем» – работники фирм, отправленные на мероприятие, чтобы оценить ситуацию и добыть какие-то сведения для руководителей. Как правило, напрямую поясняют, что им нужно и ждут, пока им подберут необходимый вариант.
4. «Пылесосы» – обычные посетители, пришедшие за необычными презентами. Они, как правило, ходят с большим набором брошюр, листовок и сувениров, полученных от других стендов.

Неэффективный труд сотрудников при проведении выставки также объясняет их акцент на количественных, а не качественных показателях. Например, «были розданы все листовки, мероприятие прошло успешно» – неправильная позиция при подготовке и проведении выставки. Так вы сможете лишь реализовать рекламную продукцию, которую просто выбросит в урну практически каждый посетитель. Подготовка к работе на выставке, затраты на стенд, перевозки и рекламную кампания, ваши усилия окажутся бесполезными.

Чего требует подготовка к выставке и презентации

На кого направлены все ваши усилия при подготовке и организации выставки? Конечно же, на драгоценного потребителя. И потому необходимо отметить главные условия подготовки к выставке.

Бейджи

При подготовке к выставке они просто необходимы. Должно быть видно, кто перед вами: персонал или же обычный посетитель. Чтобы не затруднять себя тем, как обращаться к человеку, также нужны бейджи.

Визитки

Визитная карточка необходима, чтобы посетитель выставки без труда смог вспомнить имя и контактные данные вашего специалиста, с которым общался Обязательно учтите это при подготовке к выставке.

Подарки

Важный элемент при подготовке и проведении выставки. Здесь нужны нестандартные решения. Безусловно, можете просто изготовить кружки, пакеты (сначала в них будут листовки с выставки, потом – мусор) или ручки с логотипами вашей фирмы. Подобные сувениры будут у каждого стенда. И потому в таком случае при подготовке к выставке очень хорошо обдумать, какие подарки будут изюминкой вашего стенда. Отличными решениями могут стать: магнитики, рамки для фото, визитницы, коврики для мышки, флешки с символикой вашей компании. Главное правило – сувениров может быть немного, но они должны отличаться от подарков конкурентов, быть полезными и оригинальными.

Раздаточные материалы (буклеты, каталоги)

Безусловно, потенциальный клиент на мероприятии пообщается и с вашими специалистами, и с конкурентами. По окончании выставки он выделит для себя самое полезное и запомнит лишь лучших. В этот момент и необходимы раздаточные материалы, которые помогут посетителю не спеша разобрать каждое из ваших предложений. Позаботьтесь о буклетах и каталогах при подготовке к выставке, постарайтесь разработать все изделия в единстве с дизайном стенда (это создаст у клиента ассоциацию с вашей фирмой). Прекрасной идеей при подготовке к выставке станет изготовление флешек с символикой вашей фирмы и презентацией вашей продукции. Затраты будут небольшими, зато эффективными: посетитель ознакомится с презентацией, удалит её, а флешка надолго останется в использовании, напоминая о вашей компании.

Стенд

Это визитная карточка компании. Обратите пристальное внимание на стенд при подготовке к выставке. Только от вас зависит, насколько престижно и элегантно будет выглядеть ваше место на мероприятии. Как правило, стенд требует решения нескольких вопросов. Где разместить дополнительные рекламные изделия? Куда персонал сможет повесить свою одежду? И главное, что поможет обратить внимание клиента конкретно на ваш стенд? Несложные на первый взгляд идеи (размещение экрана для демонстрации презентации, например) на практике осуществляются, как правило, на низком уровне. Учтите, главное – не размер экрана, а информационная составляющая презентации и её звуковое сопровождение. При подготовке к выставке тщательно смонтируйте видеоролик о вашей фирме, который будет понятен посетителю с любой минуты. Если таковой возможности не имеется, не рассчитывайте на то, что подойдет очень маленькое видео, которое будут «крутить» непрерывно. Это лишь вызовет у клиентов негативные эмоции. При подготовке к выставке сразу позаботьтесь о монтаже качественного ролика. За 3-4 месяца это нетрудно сделать.

Подготовка к выставке за 2 недели по дням

До выставки осталось 15 дней. Неожиданно вы понимаете, что через две недели пройдет мероприятие, и начинаете выбирать типографию для подготовки к выставке. На скорую руку вы разрабатываете план действий. Как найти? Прислушайтесь к советам или изучите маркетинговую кампанию прошлых мероприятий, которая привлекла ваше внимание (часто там указываются контактные данные типографии). Можете посмотреть варианты в Сети, ознакомившись с представленными видами изделий и отзывами заказчиков, или же позвонить по номерам понравившихся компаний и связаться со специалистами. Однако идеальный подход при подготовке к выставке – привлечь к работе типографию высшего уровня с богатым опытом. Таковой и является типография «СловоДело».

До выставки осталось 13 дней. На этом этапе подготовки к выставке уже должен быть собран пакет электронной документации. Дизайнерам необходимо предоставить тексты для брошюр и фотографий к выставке.

До выставки осталось 12 дней. Осуществляются работы над основным макетом.

До выставки осталось 11 дней. Идёт обучение сотрудников, подбор униформы, репетиция мероприятия, обозначение задач для персонала. Они – визитная карточка вашей фирмы. Это очень важный этап подготовки к выставке.

До выставки осталось 10 дней. Специалисты сферы дизайна предоставляют вам черновик макета. Вы совместно отбираете необходимый эскиз, внося корректировки. В этом вопросе главное – точно знать, чего вы хотите. Ваши замечания «хочу красивее», «не подходит, сделайте нечто другое», «не знаю, как должно быть, но не так» не приведут ни к какому результату.

До выставки осталось 9 дней. Для начала необходимо закончить разработку вёрстки брошюр крупного тиража (они должны быть направлены на печать). Очень важно тщательно просмотреть тексты на наличие опечаток или ошибок. Подготовка к выставке требует чёткого контроля.

Несколько слов об изготовлении полиграфической продукции. Крупные тиражи (от 500 штук) изготавливаются методом офсетной печати. Есть возможность печати золотом, серебром, пантоном, воспользоваться матовой или глянцевой лакировкой. Когда вы выбираете компанию для сотрудничества, помните, что каждая типография делает акцент на разных (малых, средних и крупных) тиражах. При подготовке к выставке обязательно это учтите. Станки для печати также рассчитаны на разные размеры, а также отличаются набором секций для печати и наличием функции «сушка». Данные критерии влияют на стоимость и качество изготовленных экземпляров. Проще говоря, выберите для подготовки к выставке лучшую типографию и полностью доверьтесь ей, сэкономив время и деньги.

До выставки осталось 8 дней. Обязательно перепроверьте макеты перед их изготовлением! Студии дизайна и типография ответственны за качество продукта, но не за текстовое содержание (электронные адреса, телефоны, имена менеджеров). Перепроверка никогда не будет лишней при подготовке к выставке.

До выставки осталось 7 дней. Средний срок печати офсетом - 5-10 суток. Необходимо позаботиться об изготовлении буклетов и каталогов, иначе подготовка к выставке окажется напрасной.

До выставки осталось 6 дней. Отправляя стенд на разработку, решили ли вы, как будут располагаться стойки, стеллажи, ресепшн, экран, компьютер и т.д.? Проинформировали ли вы специалистов? Отлично. В противном случае, некоторые графические элементы могут «затеряться». При подготовке к выставке очень важна концептуальность: не стоит «перебарщивать» с объёмом информации и изображениями. Никто не будет утруждаться, чтобы прочесть текст, расположенный крайне низко или напечатанный мелким шрифтом. В этот день разработка стенда должна быть завершена!

До выставки осталось 5 дней. Дизайн стенда, для которого не нужно трудоёмкого оформления (плакатов, объёмных изображений, баннеров и других сложных механизмов), возможно разработать за пять суток. Подготовка к выставке требует согласования этих моментов с типографией.

Обычно компании, занимающиеся печатью крупных размеров, изготавливают изделия на различных материалах (бумаге, ткани для баннеров, виниле, самоклеющейся бумаге и холсте). Кроме того, можно наложить винил на пластиковый материал и получить объёмное изображение. На выбор предоставляется несколько вариантов стендов-конструкторов. Во время подготовки к выставке вы должны чётко обсудить с руководителями мероприятия тип оформления стенда и возможности его закрепления (подвесы, ячейки с тросами, люверсы и так далее).

До выставки осталось 4 дня. Не стоит браться за изменение стенда или печатных материалов. Тщательно проверьте подготовку к работе на выставке и рекламную кампанию.

До выставки осталось 3 дня. Как правило, срочная печать осуществляется за 1-2 суток. Смело отправляйте на изготовление визитные карточки и листовки, которые очень важны при подготовке и проведении выставки.

Небольшие и срочные тиражи (от 1 до 300 страниц А4) изготавливаются методом цифровой печати на мелованной, самоклеющейся, дизайнерской бумаге, а также на кальке.

До выставки осталось 2 дня. Видеоролик и материалы для презентации должны быть сделаны, перепроверены и записаны на носители в нескольких экземплярах.

До выставки остался 1 день. Вот и самый ответственный день, в который вам привезут всю полиграфическую продукцию. Стенд устанавливается и закрепляется. Подготовка к выставке идёт полным ходом! Если вам не доставили заказы или же доставили их частично, стоило устанавливать срок выполнения заказа на 1-2 дня раньше. Это может случиться у маленькой типографии с небольшим опытом работы. Однако такого никогда не произойдёт, если вы сотрудничаете с компанией «СловоДело»! Как говорится, семь раз отмерьте, один отрежьте, подбирая себе партнёра при подготовке к выставке.

3 типичные ошибки в подготовке к выставке, связанные с типографией

Познакомьтесь с рассказами о трех реальных случаях во время подготовки к выставкам. Возьмите на заметку.

1. Ольга Корабельникова, секретарь фирмы «Альт», сделала заказ на печать визитных карточек для выставки. Написать свои данные она не удосужилась, и потому решила озвучить их в телефонном разговоре. Макет проверять не стала, так как были дела поважнее. Итог: в фирму поставили визитные карточки с ошибками в фамилиях сотрудников.
2. Руководитель фирмы по оказанию юридических услуг «Пик», Алексей Певцов, сделал заказ на разработку и установку стенда. Лично он курировать этот процесс по подготовке к выставке не стал. Этим занялся персонал типографии. Итог: когда директор появился на выставке, он увидел, что большое изображение символики фирмы прямо над стендом было установлено вверх тормашками.
3. А вот Роман Данилов, менеджер компании «Кирсанов», занялся подготовкой к выставке задолго до её начала. Являясь профессионалом в сфере рекламы, он выбрал самую дешёвую типографию. Оформил заказ, внеся предоплату. Предложенные идеи ему не подошли, заказ прогорел, а аванс не вернули. Он снова выбрал дешёвую дизайн-студию и столкнулся с той же проблемой. Времени на более тщательную подготовку к выставке уже не оставалось, и он принял не понравившийся вариант, переслав файлы в типографию. Оказалось, что файлы не готовы для печати, и менеджеру пришлось заплатить за их доработку, а также за срочную печать. К мероприятию всё было готово. Но какими усилиями и средствами?

Подготовка к выставке накануне

Чтобы не столкнуться с казусами при подготовке к выставке, очень важно руководствоваться такими правилами:

• Необходимо иметь при себе наличные средства на непредвиденные расходы.
• Руководствуйтесь хорошим принципом подготовки и проведения выставки: предоставить посетителю всевозможные данные до того, как он окажется у себя в офисе. Вы оставите о себе хорошее мнение. Важную информацию стоит отсылать потребителю сразу после посещения им выставки.
• Современные тенденции диктуют, чтобы на мероприятии не было никаких раздаточных материалов в свободном доступе. В таком случае стендисты, как правило, лично контактируют с посетителем, отмечая его заинтересованность и возможности, предлагая обменяться контактными данными и заполнить анкету. Вот тогда специалист и решает, какой рекламный материал предоставить или прислать потенциальному клиенту.
• Если при подготовке к выставке были напечатаны тиражи полиграфической продукции, их не нужно располагать на стендах для свободной раздачи. Здесь можно выставить простые брошюры с краткой информацией о фирме.
• На мероприятие следует явиться не менее, чем за 1,5 часа до его начала, чтобы проверить подготовку и организацию выставки. За это время фирма располагает рекламную продукцию, готовит сотрудников и их рабочие места.
• Всё оборудование и материалы нужно привезти на мероприятие за день до его начала, проверить все составляющие, оценить свою подготовку к выставке.
• Всё, что вы хотите от руководства мероприятия, нужно озвучить заранее. Лишь тогда можете быть спокойны за качественное и своевременное исполнение всех ваших пожеланий. Подготовка к выставке всегда требует чётких сроков: если тянуть время до последнего, нужно будет довольствоваться некачественной работой и долго ожидать специалистов.

Если подготовка к выставке и само мероприятие прошли успешно

Подготовка и проведение выставки не заканчиваются по окончании мероприятия. Контакты, заработанные на нём, необходимо поддерживать. Не задерживайте «прозвон» базы новых потенциальных клиентов. Не забудьте напомнить о себе, пока клиент не потерял связь с вами и не обратился к вашим конкурентам.

Зачастую при подготовке и организации выставок их участники не разрабатывают модель взаимодействия с набранными контактами. Бывает и так, что вся привлечённая база клиентов «теряется», переходя из отдела в отдел. Этого нельзя допустить, иначе вся проделанная работа окажется бесполезной.

Базу клиентов можно расположить по степени заинтересованности («горячие», «тёплые» и «холодные» контакты). Если в течение месяца после подготовки и проведения выставки «горячий» клиент не оформил заказ, значит, он не оформит его вовсе. Второй тип потребителей (примерно 80% всей наработанной клиентской базы) может раздумывать над оформлением заказа около полугода. Но при этом «тёплые» клиенты, как правило, приносят фирме большую часть доходов. С «холодными» клиентами всё просто: стоит выслать им лаконичные сообщения и ждать ответа, где будет указано, высылать человеку рекламные материалы или нет.

Предлагаем план действий в случае, когда посетитель выставки не сообщил, когда можно с ним связаться.

• Первый раз с клиентом следует связаться в течение двух суток после проведения выставки (сутки, если он относится к «горячим» клиентам).
• Второй раз с клиентом следует связаться через 10 дней после проведения выставки (можно выслать ему точную информацию или ограниченные выгодные предложения). Кроме того, второй контакт даёт повод для третьего.
• Третий раз с клиентом следует связаться через месяц после окончания выставки. Здесь можно проинформировать его о предстоящих акциях и новом ассортименте товара.

Пример того, как нельзя делать. Во время выставки клиент попросил связаться с ним через три месяца. Главный менеджер фирмы позвонит ему в первый же рабочий день после мероприятия, а после ещё отправил письмо на электронную почту и договор на поставку продукции. Затем он удостоверился, получены ли материалы. Ещё через пару недель от менеджера клиенту поступил повторный звонок. В итоге клиент оказался крайне недоволен и отказался сотрудничать.

При подготовке к выставке предупредите сотрудников о том, что клиент испытывает негативные эмоции, когда его «грузят» ненужной информацией, не высылая при этом необходимые ему данные. Запомните, что главное здесь – определить и выполнить все желания клиента.

А вот еще один пример. По окончании мероприятия клиент получил сообщение, где компания поблагодарила его за заинтересованность. Все хорошо, но загвоздка лишь в том, что сообщение было получено в июле, а выставка прошла в феврале! Вот поэтому необходимо не только вести плановую подготовку к выставке, но и следить за работой сотрудников после неё.

Конечный этап подготовки и проведения выставки – это определение результативности мероприятия. Правильным будет оценить эффективность выставки сразу после её проведения, а также спустя некоторое время (6-12 месяцев). Работа будет несложной, если вы изначально четко обозначили цели своего участия в мероприятии. Когда составляется список новой клиентской базы, обязательно стоит указать, каким образом клиент заинтересовался продукцией (посредством электронных писем, во время проведения выставки, выездного сотрудничества и так далее).

Отчёты по проделанной работе могут быть следующими:

• определение результативности рекламной кампании для привлечения внимания клиента;
• степень эффективности дополнительных программ на мероприятии;
• степень эффективности участия в дополнительных программах от руководителей мероприятия;
• определение результативности работы сотрудников (в целом и единично);
• определение результативности подготовки к выставке;
• оценка данных, полученных от потенциальных клиентов (их замечания, пожелания, общее мнение);
• оценка потраченных средств и выявления несостыковок в затратах;
• анализ количественного и качественного показателя состава общего числа посетителей и ваших потенциальных клиентов;
• статистические показатели полученных в результате проведения выставки контактов (общее число, качество, территориальное расположение, уровень фирмы клиента, число клиентов по типу заинтересованности);
• выявление функциональности Вашего стенда и его основных характеристик;
• список и количество рекламных изделий и сувениров, розданных за все время выставки;
• количество упоминаний о вас в СМИ;
• итоги подготовки и организации выставки, а также рекомендации для следующих подобных мероприятий;
• оценка всего, что касается выставочной работы фирмы (экспоархив: документация, отчёты персонала, анкеты клиентов, образцы рекламных изделий, фотографии и так далее).

Кроме того:

• Объявление благодарностей персоналу и компаниям-партнёрам (агентствам, сервисным фирмам) за добросовестный труд во время подготовки и проведения выставки.

Безусловно, подготовка к работе на выставке и само мероприятие – это вложение материальных средств. И потому одним из главных критериев оценки эффективности выставки будет её окупаемость, которую можно рассчитать по формуле:

ROI мероприятия (финансовый результат) = (Общая сумма доходов от продаж по итогам выставки/Инвестиционные затраты на подготовку и проведение выставки)*100%

Важно отметить, что финансовая эффективность от мероприятия изменяется с течением времени, и потому финансовый результат, как правило, вычисляют спустя 6-12 месяцев после проведения выставки.

А все печатные материалы для выставки вы можете заказать в нашей типографии

Типография «СловоДело» успешно работает с 1998 года. Специализация – печать любых видов полиграфической продукции, что поможет вам идеально подготовиться к выставке:

• изготовление сувениров (кружек, футболок, ручек, бейсболок и так далее);
• изготовление деловой рекламной продукции (визиток, папок, ежедневников);
• Ппчать рекламных материалов (брошюр, буклетов, плакатов, открыток, подарочных конвертов и так далее).

Более того, менеджеры типографии всегда рады предложить вёрстку, оформление и фотосъёмку любого вида, что поможет вам подготовить фотографии к выставке. Наши специалисты руководствуются индивидуальным подходом к каждому заказчику.

Порядок работ в типографии:

Получение запроса и оценка стоимости. Для подсчёта специалисту нужны следующие данные:

• проработанный макет (можно также дополнить его или создать прямо в типографии);
• размер продукта;
• количество экземпляров;
• цветовая гамма (насыщенность);
• вид и плотность материала;
• дополнительные услуги.

Ваша подготовка к выставке пройдёт успешно, ведь типография «СловоДело» изготавливает любые тиражи изделий высшего качества.

Договор и оплата. Оплатить заказ вы можете следующим образом:

Первый заказ необходимо оплатить полностью безналичным расчетом. Постоянные заказчики могут выбрать иной способ оплаты (всё обговаривается в индивидуальном порядке).

Печать

Печать не начнётся, пока макет не будет проверен и утверждён. Вы имеете возможность лично проследить за пробной печатью, что позволит вам быть уверенным в своей подготовке к выставке.

Как правило, время выполнения заказа составляет от 5 до 7 суток. Если же подготовка к выставке не терпит ожидания, вы можете заказать срочную печать (за сутки), доплатив 25% с суммы всего заказа.

Доставка

Доставка продукции производится по Москве каждый рабочий день с 10.00 до 19.00. Вы можете забрать заказ на своём транспорте со склада типографии (Бережковская набережная, д. 20, стр. 79).

Гарантия

Компания «СловоДело» располагает гарантией на соответствие станков, материалов и качества готовых заказов ГОСТам (СИБИД, ГОСТ Р 51205-98, ГОСТ 9094-89, ГОСТ 4.482-87, ГОСТ 21444-5 и проч.).

Собственная выставка – это отличный PR-ход, который поможет грамотно и интересно рассказать о себе. Это ваша реклама, расширение границ, поиск клиентов и самореализация. Выставлять можно все, что сделано, подобрано и скомпоновано лично вами. При подготовке к первой выставке очень важно не упасть в грязь лицом, ведь именно это лицо вы и будете демонстрировать в дальнейшем. Совета нужно искать у профессионалов. Они обладают достойным опытом работы, знают многое о посетителях не только российских, но и международных выставок и понимают специфику, связанную с организационными моментами.

Каролина Хаткевич – эксперт в выставочных делах. Она дизайнер и художник, а также член Творческого союза. Каролина на протяжении нескольких лет занимается организацией международных выставок и знает все о том, что нужно делать начинающим художникам. Советы Каролины будут интересны еще и потому, что она является владелицей собственной галереи Karoart.

Планирование

Вы можете удивиться, но время, потраченное на подготовку к выставке, занимает не менее полугода. За 6 месяцев решаются организационные вопросы, определяется концепция, завершается подготовка экспонатов (материалов). Любая выставка должна быть приурочена к яркому городскому событию. Его не обязательно определять заранее, но в течение полугода оно само даст о себе знать, и вы решите, что день рождения именитого художника или городской праздник отлично скрасят тот день, когда вы заявите миру о себе.

Спонсорство

Да, такова правда жизни. Без финансовой поддержки не может обойтись ни один начинающий художник или фотограф. Первое, что вам нужно сделать, — составить спонсорский пакет. Спонсорский пакет – это комплекс документов, которые позволят ознакомиться с целесообразностью вложения финансов в ваш проект.

На первом месте – значение проекта для города или области, а также определенных социальных групп. Будет хорошо, если вашу выставку посетят потенциальные клиенты спонсора или пользователи его коммерческих услуг. Если вы ищете финансовую поддержку государства, важно рассказать о пользе проекта с точки зрения обучения, образования, прославления города.

Также важно прописать структуру мероприятия: когда оно состоится, кто будет присутствовать, кто является автором и организатором проекта. Подайте информацию ярко и качественно. Эти документы лучше оформить в виде презентации.

Еще один важный момент – поддержка. Заручитесь положительной обратной связью. Она может быть дана авторитетными специалистами, учеными, университетами. Сделайте копии рекомендательных писем и обращений.

Ну и наконец, в плане должны быть указаны минимальная и максимальная сумма, а также перечень предоставляемых спонсору рекламных услуг и площадок. При подсчете затрат учитывайте все: аренду помещения, фуршет, стоимость материалов. В отношении выгоды спонсора важно понимать, что он должен не столько терять финансы, сколько приобретать новые возможности.

Информирование

Сделайте яркую рекламу. Если вам удалось заручиться поддержкой СМИ – это половина успеха. Если на ТВ о вас не желают говорить, идите в Интернет. Там есть социальные группы, блогеры и другие площадки для размещения информации. Сделайте выставку притягательной для потенциального зрителя, заинтригуйте, составьте яркий заголовок и сделайте стильное графическое оформление.

Наполнение

Решите вопрос с количеством ваших работ. Если вы – участник общего проекта, их может быть меньше 10, а если автор собственной выставки – не менее 50. Составьте план заранее: какие работы обязательно войдут в проект, а какие станут лишь дополнением коллекции. Как именно вы разместите работы? На эти вопросы необходимо отвечать заранее, а не в последний момент.

Подготовка

Будьте готовы к трудностям. Ни один план не поможет вам исключить эффект неожиданности и препятствия, случайно возникшие на пути. Выставки, как правило, проходят не в том виде, в каком их воображают первоначально. Меняются подрядчики, а тип площадки автоматически корректирует условия работы. Создайте небольшую команду из людей, которым вы доверяете, – они поддержат в трудную минуту и помогут найти выход из любой ситуации.

Выставочный бизнес в современных условиях представляется интересным для многих участников отечественного рынка. Для одних это способ познакомить потребителя с ассортиментом выпускаемой продукции и заинтересовать в последующем ее приобретении. Для других это возможность выручить некую сумму денег за сделанные собственными руками дизайнерские объекты. Для третьих – реальный шанс познакомиться с серьезными партнерами и заключить интересные сделки.

Отдельное место в таком бизнесе отводится устроителю выставочных мероприятий. Чтобы гарантированно заработать прибыль в этом деле, необходимо знать, как организовать выставку-продажу, художественную выставку или ярмарку, и что для этого нужно. О том, как открыть свой выставочный бизнес, пойдет речь далее в статье.

Особенности выставочной деятельности

Каждого предпринимателя беспокоят вопросы создания положительного имиджа для своей компании, привлечения внимания потенциальных клиентов и покупателей, стимулирования продаж. С этой точки зрения выставка является отличным маркетинговым инструментом, позволяющим контактировать напрямую с целевой аудиторией.

Однако не стоит забывать, что выставка это, прежде всего, показ, демонстрация всевозможных достижений человечества в тех или иных областях его деятельности, будь то искусство, экономика, производство или что-то другое.

Лишь при поверхностном рассмотрении может показаться, что устроить выставку несложно. На самом деле такое мероприятие является важным событием, требующим серьезной всесторонней подготовки. Например, до того, как организовать художественную выставку, следует выполнить ряд действий:

• выбрать интересную тему;
• разработать программу, которая сможет доставить эстетическое удовольствие посетителям;
• найти экспонентов;
• сформировать экспозицию;
• сделать привлекательную презентацию и т. д.

Это все, что относится к идейной стороне выставочной деятельности. Кроме этого есть еще и масса организационных вопросов. Поэтому для создания эффективного выставочного бизнеса рекомендуется первоначально составить подробный бизнес-план.

Команда сайта Мир Бизнеса рекомендует всем читателям пройти Курс Ленивого Инвестора, на котором вы узнаете как навести порядок в личных финансах и научиться получать пассивный доход. Никаких заманух, только качественная информация от практикующего инвестора (от недвижимости до криптовалюты). Первая неделя обучения бесплатная! Регистрация на бесплатную неделю обучения

Как составить бизнес-план выставочного центра

Бизнес-план – это то, с чего начинается любая предпринимательская деятельность. В нынешних условиях без него не обойтись. Чтобы добиться успеха в деле, предпринимателю нужно действовать по заранее спланированной схеме, просчитав изначально каждый свой шаг. Кроме того, грамотно составленный бизнес-план поможет привлечь инвесторов, что будет очень уместно при открытии выставочного бизнеса ввиду крупных первоначальных затрат.

Выставочного центра и что он должен включать? Это основные разделы бизнес-плана с кратким описанием того, что нужно в них отразить:

• вступление – здесь следует кратко изложить общую информацию о проекте, указать его стоимость, необходимость в дополнительных источниках финансирования и экономическую эффективность – составляется по завершении работы над бизнес-планом и резюмирует выводы по другим разделам;
• обзор рынка – в этой части нужно представить информацию по основным конкурентам и экономической обоснованности и актуальности собственного проекта;
• инвестиционный план – подробно описать все возможные единовременные и текущие расходы для открытия выставочного центра и вывести общую сумму;
• производственный план – отразить основные хозяйственные операции и бизнес-процессы, осуществление которых необходимо для реализации проекта;
• маркетинговая часть – должна содержать принципы ценообразования, схемы продвижения услуг выставочного центра, рекламу и т. д.;
• финансовый план – представить расчет прогнозируемой прибыли, отразить все финансовые данные проекта и, как итог, показатель предполагаемой рентабельности бизнеса;
• риски и гарантии – в этом разделе нужно проанализировать существующие риски и предложить схему их минимизации.

Это примерная для открытия выставочного центра. Вы можете воспользоваться ей при составлении собственного проекта или доверить написание бизнес-плана профессионалам.

Что нужно для открытия выставочного центра

Выставочный бизнес, как и любая предпринимательская деятельность для своего законного существования должен пройти государственную регистрацию. решает сам организатор, в законе требований относительно формы предприятия нет.

Важно! Несмотря на отсутствие законных ограничений при выборе организационно-правовой формы, для выставочного бизнеса рекомендуется регистрация юридического лица, обладающего более широкими возможностями, нежели ИП. Преимуществом ООО в этом случае является возможность участия сразу нескольких учредителей и формирование большего уставного капитала.

Кроме регистрации в налоговом органе, организатору выставочного центра предстоит пройти не менее важный и, пожалуй, самый сложный из всех этап – подготовку помещения. Площадь комплекса, в котором будут проходить выставки, должна быть не менее 2 тысяч кв. м. Помещение должно иметь высокие потолки, просторные залы и павильоны и быть очень хорошо освещенным. Стоит ли говорить о том, что внешнее и внутреннее убранство центра должно быть безупречным? Ведь от того, насколько красиво, уютно и модно будет устроено помещение, зависит количество посетителей и желание экспонентов принимать участие в проведении выставок.

Помещение может быть арендовано или построено специально для этих целей. Второй вариант представляется более целесообразным, поскольку аренда такой большой площади будет обходиться очень дорого, и окупаемость проекта может затянуться надолго. Строительство выставочного центра связано с большими единовременными затратами, но в дальнейшем позволит существенно экономить на текущих расходах.

Кроме помещения для размещения центра понадобится специальное оборудование для организации выставок: демонстрационные столы, стеллажи, стенды, витрины, подиумы, подставки и т. д.

Одной из составляющих успеха в выставочном бизнесе является качественная работа персонала. Если вы предполагаете открытие полномасштабного центра для проведения выставок, есть смысл в том, чтобы собрать сплоченную команду сотрудников (организаторов, оформителей, специалистов по рекламе и т. д), работающих на результат.

Организация выставок

При организации выставки первое, что нужно сделать – это выбрать направление и определить масштаб мероприятия.

В зависимости от тематики выставки могут быть:

• художественные;
• научные;
• технические;
• торговые (сюда же относят выставки-продажи и выставки-ярмарки) и т. д.

Для бизнес-сообщества наибольший интерес представляют выставки-продажи и выставки-ярмарки. Участники таких мероприятий в рамках выставки демонстрируют потребителям свои лучшие достижения, передовые разработки, технологические новинки и т. д. От обычной выставки их отличает то, что посетитель может приобрести выставленную продукцию, чтобы опробовать ее до того, как она вышла в массовое производство.

Как организовать выставку-ярмарку или выставку-продажу? Для этого нужно заранее определить дату мероприятия (желательно за 2-3 месяца), тематику и критерии отбора экспонентов.

Следующий этап – это распространение информации о предстоящей выставке среди потенциальных участников. Для этого используются СМИ, реклама на местном радио и телевидении, интернет-коммуникации и т. д. Предлагая организациям принять участие в выставке-продаже или ярмарке, следует оговаривать дату, до которой возможно подать заявку на участие.

Когда все экспоненты выставки-продажи определены, нужно выполнить следующие действия:

• разработать проект экспозиции;
• составить интересную программу проведения выставки-продажи (привнести элемент праздника, включить мастер-классы);
• заинтересовать клиентскую аудиторию (провести рекламную кампанию);
• организовать работу обслуживающего персонала;
• составить план расходов.

Затраты на организацию выставки и способы извлечения прибыли

Сколько стоит организовать выставку – зависит от того, какие материальные и трудовые ресурсы необходимы для ее проведения. Все затраты можно условно подразделить на 4 группы:

• на эксплуатацию выставки-продажи (аренда помещения, если оно не в собственности, коммунальные платежи, организация противопожарной безопасности и т. д.);
• на творческую подготовку (разработка сценария, художественное оформление и т. д.);
• на техническое оснащение и реализацию выставки (подготовка оборудования, приобретение необходимых материалов, транспортировка экспонатов, заработная плата персоналу, );
• на рекламу.

Минимальное значение себестоимости выставочного мероприятия составляет примерно 300 тысяч руб. Максимальное определить сложно, поскольку все зависит от количества экспонентов, от необходимости создания дополнительных условий для выставляемых экспонатов.

Доход организатора, который можно выручить с одной выставки-продажи (выставки-ярмарки), превышает себестоимость в несколько раз. Цена за участие организации в подобном мероприятии варьируется от 120 до 500 тысяч руб. в зависимости от масштабов самой выставки и количества и площади выставочных стендов.

Важно! Выставочный центр может получать немалый доход, если на его базе будут оказываться дополнительные услуги, например, оформление эксклюзивных материалов для демонстрационных стендов или проведение обучающих семинаров. Кроме того, в свободные от проведения выставок дни часть помещения центра можно сдавать в аренду для проведения конференций, переговоров и т. д.

Организация передвижной выставки

На базе действующего выставочного центра можно реализовать множество интересных идей. Одна из них – организация передвижной выставки. Чем привлекателен такой замысел? Тем, что организатору не нужно создавать проект, оформлять экспонаты, а достаточно просто арендовать готовый пакет передвижной выставки и разместить на территории центра. Экспонировать можно предметы старины, декоративных бабочек, фотоматериалы, элементы современного дизайнерского дела.

Как организовать передвижную выставку? Все достаточно просто. Необходимо найти интересное предложение. Многие музеи сегодня сдают в прокат готовые экспонаты. Детали организации выставки согласовываются непосредственно с представителями музеев и фондов. Предварительная подготовка включает:

• выбор периода размещения выставки (продолжительность составляет в среднем 7-10 дней);
• проведение рекламной кампании (желательно начинать активно рекламировать экспозицию за 1-1,5 месяца);
• заключение договора о проведении выставки;
• страхование экспонатов (при необходимости);
• транспортировка выставочных материалов и их размещение в выставочном центре.

Доходная часть такого проекта формируется за счет реализации входных билетов и оказания дополнительных услуг (продажа памятных сувениров и открыток, фотосъемка и т. д.).